Polityka prywatności dla klientów platformy B2B

I.                   Dane Administratora Danych Osobowych

1.      Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest spółka: best Automax Polska Sp. z o.o, ul. Gromadzka 101, 30 – 719 Kraków , wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000267930, NIP: 679-291-59-87, zwana dalej „Spółką”. Kontakt ze Spółką w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: rodo@automaxpolska.pl

II.                Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności, Spółka przetwarza dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdą Państwo  wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

W celu dokonania rejestracji w sklepie internetowym ( na stronie internetowej , - systemie internetowej sprzedaży) przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         Imię i nazwisko ,

·         adres e-mail,

·         numer telefonu

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO  oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy;

W celu przesyłania powiadomień e-mail o komunikatach w panelu klienta przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         adres e-mail;

·         imię i nazwisko;

·         numer zamówienia;

·         adres firmy;

·         numer NIP

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie klienta o czynnościach związanych z realizacją zamówienia  w celu podwyższenia komfortu korzystania ze sklepu);

W celu kontaktu telefonicznego w sprawach związanych z realizacją zamówienia przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         numer telefonu,

·         numer zamówienia

·         imię i nazwisko

— o ile Państwo są zainteresowani formą kontaktu telefonicznego. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;

W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         imię i nazwisko;

·         firma;

·         adres zamieszkania lub adres siedziby;

·         numer NIP;

·         numer zamówienia;

·         numer telefonu

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa;

W celu przechowywania nieopłaconych( kredytowanych)  zamówień  przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         imię i nazwisko;

·         adres e-mail;

·         numer zamówienia;

·         adres siedziby;

·         numer NIP

 Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest umożliwienie uzyskania zapłaty za towar i realizacja umowy)

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         adres e-mail,

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłoszą Państwo np. sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         imię i nazwisko lub ewentualnie firmę;

·         adres zamieszkania;

·         numer PESEL lub numer NIP;

·         adres e-mail;

·         IP;

·         numer zamówienia;

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich);

W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         imię i nazwisko;

·         adres e-mail;

·         numer zamówienia

— na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją zamówień , np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda);

W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Spółki, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         data i godzina odwiedzin strony;

·         rodzaj systemu operacyjnego;

·         przybliżona lokalizacja;

·         rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony;

·         czas spędzony na stronie;

·         odwiedzone podstrony.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej);

W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);

W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

·         adres IP;

·         data i czas serwera;

·         informacje o przeglądarce internetowej;

·         informacje o systemie operacyjnym

— dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Spółki. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest administrowanie stroną internetową);

III.    Cookies

1.      Spółka na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. Facebooka, Google’a).

2.      Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej :

• zapewnianie bezpieczeństwa — pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Służą zatem do ochrony danych osobowych użytkownika przed dostępem osób nieupoważnionych;

• wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;

• stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;

• utrzymanie stanu sesji — jeżeli klient loguje się do swojego panelu, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie sesji. Oznacza to, że po przejściu na inną podstronę nie trzeba każdorazowo podawać ponownie loginu i hasła, co sprzyja komfortowi korzystania ze strony internetowej;

• tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci;

3.      Państwa przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Państwa urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzy Państwo sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.

4.      Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności.

IV.             Prawo wycofania zgody

1.      Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili mogą Państwo tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.

2.      Jeżeli chcieliby Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:

• wysłać maila bezpośrednio Spółce na adres e-mail: rodo@automaxpolska.pl

3.      Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

V.                Wymóg podania danych osobowych

1.      Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji.

2.      Aby złożyć zamówienie w sklepie, konieczne jest podanie adresu e-mail i danych firmy — bez tego nie jesteśmy w stanie zawrzeć oraz wykonać umowy.

3.      Aby móc otrzymać fakturę za zamówienie, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem nazwy  firmy, adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.

4.      Aby móc się skontaktować z Państwem telefonicznie w sprawach związanych z realizacją zamówienia, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.

VI.             Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Proponowana cena towaru w żaden sposób nie jest wynikiem oceny dokonanej przez jakikolwiek system informatyczny.

VII.          Odbiorcy danych osobowych

1.      Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe współpracującym z nami  firmom obsługującym szybkie płatności, firmie księgowej, firmie hostingowej.

2.      Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Państwa dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

VIII.       Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

1.      Jak większość przedsiębiorców, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.

2.      RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.

3.      Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. — więcej na ten temat można przeczytać na stronie Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_pl. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.

4.      W każdej chwili udzielimy Państwu dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi Państwu niepokój.

5.      W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

IX.             Okres przetwarzania danych osobowych

1.      Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Państwa  danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Państwa  dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

2.      Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

·         trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;

·         3 lat  — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);

·         5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;

·         do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;

·         do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;

·         do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

3.      Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Państwa  z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.

4.      Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie mogą Państwo zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub mogą Państwo  błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.

X.                Uprawnienia podmiotów danych

1.      Uprzejmie informujemy, że posiadają Państwo  prawo do:

·         dostępu do swoich danych osobowych;

·         sprostowania danych osobowych;

·         usunięcia danych osobowych;

·         ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

·         sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

·         przenoszenia danych osobowych.

2.      Szanujemy Państwa prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.

3.      Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Państwu ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.

4.      Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych (zostały one wymienione w punkcie III) w związku z Państwa  szczególną sytuacją. Muszą Państwo jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:

·         istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i wolności lub

·         istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5.      Ponadto w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.

1.      Swoje uprawnienia mogą Państwo  zrealizować poprzez:

·         wysłanie maila bezpośrednio Spółce na adres e-mail: rodo@automaxpolska.pl

XI.                  Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważają Państwo, że przekazane dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

XII.          Postanowienia końcowe

1.      W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

2.      Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.